Anécdotas protocolarias en la organización de cumbres internacionales. Jorge Castro-Valle Kuehne*

El 1º de febrero, la Academia Internacional de Ceremonial y Protocolo (AICP) organizó una “Tribuna Académica” dedicada al tema de la organización de cumbres internacionales.

En dicho foro virtual, se contó con la participación de expertos de seis países (Brasil, Colombia, México, Panamá, Paraguay y Perú), en su mayoría funcionarios diplomáticos de alto nivel y ex jefes de Protocolo, quienes intercambiaron experiencias, desde diferentes perspectivas, en torno al tema en cuestión.

A continuación, se reproduce el texto de la presentación que realicé, como único miembro mexicano de la AICP, relatando experiencias anecdóticas que tuve durante mi gestión de jefe de Protocolo en la organización de diversas cumbres internacionales celebradas en México.

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Muy buenos días -tardes o noches- apreciados colegas Académicos e invitados especiales y saludos protocolarios desde la Ciudad de México.

Me da mucho gusto participar en esta Tribuna Académica de nuestra AICP, dedicada a compartir experiencias sobre la organización de Cumbres Internacionales.

Durante mi gestión como jefe de Protocolo, de 2009 a 2012, tuve el privilegio de participar en la organización de varias Cumbres celebradas en México, entre ellas de Líderes de América Latina y el Caribe; de América del Norte; de la Comunidad del Caribe; de la Alianza del Pacífico; y del G20, por mencionar las más relevantes.

Más que una explicación detallada de los principales aspectos de organización de Cumbres internacionales, que el embajador Jorge Román ha expuesto de manera tan completa, quisiera relatar diversas experiencias que tuve, de tipo anecdótico.

Todas ellas, por supuesto, relacionadas con diferentes aspectos de protocolo y ceremonial, como son la definición del programa y del lugar del evento, cuestiones del manejo de los tiempos, precedencias, sentados de mesa, etc.

Empiezo con un par de anécdotas ocurridas en una cumbre de mandatarios del Grupo de Río celebrada en la Riviera Maya en febrero de 2010:

+En Protocolo, uno de los mayores dolores de cabeza suele ser el manejo puntual de los tiempos de un programa y el tema de las precedencias jerárquicas.

En esa cumbre, teníamos los tiempos perfectamente calculados, así como el orden de precedencia de los arribos de los mandatarios para efectos del saludo oficial por parte del presidente Felipe Calderón y su esposa a la entrada al recinto antes de la inauguración de la conferencia.

Tan sólo unos minutos antes de la hora prevista para iniciar la “procesión” de convoyes, en estricto orden protocolario, nos enteramos que algunos de los mandatarios del grupo ALBA (entre ellos, los presidentes de Bolivia, Cuba, Ecuador, Nicaragua y Venezuela), seguían reunidos en un desayuno de coordinación y que, por lo tanto, no se podrían mantener los horarios programados.

Esta noticia nos cayó como balde de agua helada, obligándonos a cambiar el orden de llegada de los demás presidentes, que había sido previamente acordado con sus equipos.

Esto, como era de esperarse, provocó justificada molestia entre los países afectados por lo que consideraron como una falta de cortesía protocolaria.

Finalmente, nos comunicaron que el desayuno Albista había concluido y que ya venían en camino los mandatarios en sus respectivos convoyes.

Era tal el desorden que ocasionaron que cuando el presidente Felipe Calderón me preguntaba en qué orden arribarían para el saludo, lo único que podía yo ofrecerle como respuesta era encoger los hombros y levantar la mirada al cielo.

Uno de los primeros en llegar fue nadie menos que el comandante Hugo Chávez de Venezuela. Lo recibí al pie de su vehículo y le pedí que me acompañara hacia donde lo esperaban sus anfitriones mexicanos.

En el breve trayecto, de escasos 10 metros, Chávez me dijo sottovoce: “¡oye, rápido, recuérdame el nombre de la esposa de tu presidente!”. Apenas alcancé a decírselo, cuando de su ronco pecho salió, con gran naturalidad, un entusiasta: “Margarita, encantado, tan guapa como siempre”.

Sobra decir que la primera dama mexicana quedó complacida con el saludo tan efusivo del presidente venezolano, quien, por cierto, había sido uno de los principales causantes del desorden protocolario ocasionado por el grupo Alba. Así que, en cierta medida, quedó reivindicado.

+Otra anécdota, en esa misma Cumbre, tuvo como protagonista a la entonces presidenta de Argentina, Cristina Fernández.

Se suscitó antes del almuerzo de trabajo de la Cumbre, cuando un funcionario del Protocolo argentino se acercó a una de mis colaboradoras para informarnos que su presidenta no podría asistir a la “comida” y que en su representación había designado a su ministro de Relaciones Exteriores.

Sin más, procedimos a retirar el lugar asignado a la mandataria –por estricta precedencia protocolaria– y colocar otro asiento para su canciller en una de las esquinas de la mesa.

Cuál fue nuestra sorpresa cuando –con su habitual retraso– ya iniciado el almuerzo, doña Cristina hizo su entrada al salón obligando a sus colegas presidentes a cederle caballerosamente un sitio cerca del anfitrión; por cierto, un lugar bastante mejor ubicado del que le hubiese correspondido en estricto orden protocolario.

Al averiguar lo que había ocurrido, resultó que lo que el funcionario argentino realmente había querido decir era que su presidenta no asistiría esa noche a la cena, a la que en Argentina –al igual que en otros países sudamericanos– le llaman comida.

Al concluir el almuerzo, el presidente anfitrión, visiblemente molesto por lo que parecía haber sido un error del Protocolo mexicano, me mandó buscar, seguramente para llamarme la atención, pero cuando me le adelanté a explicarle lo que había ocasionado ese aparente fauxpas, se rio de buena gana.

No obstante, me instruyó a ofrecerle una disculpa a la señora Fernández, quien también tomó mi aclaración con buen sentido del humor.

Un vivo ejemplo de cómo el idioma español une y hermana a los pueblos hispanoparlantes, pero, en ocasiones, también puede ocasionar penosos malentendidos y confusiones.

+Un incidente memorable -que incluso trascendió en la prensa- fue cuando al calor de una intensa discusión política durante ese mismo almuerzo de la Cumbre, se caldearon a tal grado los ánimos entre los presidentes Uribe de Colombia y Chávez de Venezuela que poco faltó para que se armara un auténtico zafarrancho.

Pudo ser evitado gracias a la oportuna intervención del anfitrión mexicano apoyado decididamente por el mandatario cubano Raúl Castro, a quien –para aligerar la tensión– se le apodó elogiosamente como el “pacificador de América Latina”.

Debo confesar que, manipulando deliberadamente el orden de precedencia protocolaria, nos aseguramos preventivamente que los dos mandatarios antagónicos quedaran ubicados en lados opuestos de la mesa, lo cual resultó providencial.

Lo paradójico fue que esta Cumbre, la última celebrada por el Grupo de Río, a pesar de este tipo de incidentes, también fue denominada como la Cumbre de la Unidad Latinoamericana, previa a la creación de lo que hoy conocemos como la CELAC, la Comunidad de Estados de América Latina y el Caribe.

Estas anécdotas demuestran que en Protocolo la planeación y la aplicación de reglas y técnicas, es fundamental, pero que también hay que estar preparados para los imprevistos, hasta los más inverosímiles, echando mano de criterios flexibles y de sentido común.

+Una última anécdota que quiero compartirles, de diferente naturaleza, ocurrió durante el proceso preparatorio de la Cumbre del G20 realizada en Los Cabos en junio de 2012. Por cierto, la primera celebrada en un país latinoamericano.

Esta fue, sin lugar a dudas, una de las responsabilidades más importantes de mi gestión al frente del Protocolo mexicano, y de cuyo comité organizador formé parte desde el inicio de sus trabajos preparatorios.

Previamente, había tenido el privilegio de asistir, en mi capacidad de jefe de Protocolo, a varios encuentros de jefes de Estado o Gobierno de ese relevante grupo integrado por las principales economías del mundo, a saber: las cumbres celebradas en Londres y Pittsburgh, en 2009; Toronto y Seúl, en 2010; y Cannes, en 2011.

Fueron experiencias de gran aprendizaje para mí y de suma utilidad para el diseño del formato protocolario de la cumbre de Los Cabos.

Lo primero que hicimos fue integrar un equipo de trabajo con todas las instancias competentes para la organización de un evento de esta importancia y envergadura.

Estuvo compuesto principalmente por la Secretaría de Relaciones Exteriores para aspectos de organización general y protocolo, por la Presidencia de la República, en especial sus áreas de eventos y medios de comunicación, y por el Estado Mayor Presidencial para cuestiones de logística y seguridad.

Iniciamos los preparativos, con una serie de encuentros de alto nivel en el marco de la reunión anual del Foro Económico Mundial en Davos en enero.

En los meses siguientes, tuvimos diversas actividades preparatorias, entre ellas:

  • misiones exploratorias individuales de varias delegaciones extranjeras;
  • un par de avanzadas colectivas de los equipos de protocolo, logística, seguridad y prensa de los países participantes;
  • reuniones de sherpas para la negociación de los temas sustantivos de la agenda;
  • y un encuentro a nivel ministerial presidido por la canciller mexicana junto con los titulares de las principales dependencias mexicanas involucradas.

Todo iba avanzando de acuerdo a un calendario muy puntual en lo que respecta a los principales aspectos que deben tenerse en cuenta en la compleja organización de este tipo de eventos, como son, entre otros:

  • la definición de la fecha y de Los Cabos como sede de la Cumbre;
  • el proyecto de programa logístico-protocolario y la agenda sustantiva;
  • la lista de participantes miembros del G20 y de invitados especiales de México, tanto países no miembros del G20 (Benín, Camboya, Chile, Colombia, España y Etiopía), como directivos de organismos internacionales (ONU, Banco Mundial, FMI, FAO, OIT, OMC y OCDE);
  • la lista de precedencias para las distintas actividades;
  • los lugares de hospedaje de los mandatarios y sus comitivas;
  • los vehículos asignados a cada delegación;
  • los arreglos aeroportuarios para los arribos y salidas de los aviones oficiales;
  • el programa de actos sociales y un programa especial cultural para cónyuges;
  • el código de vestimenta para las diferentes actividades, tanto de trabajo como sociales;
  • los obsequios oficiales para los participantes;
  • y, de manera especial para esta Cumbre, la lista de personalidades distinguidas a ser condecoradas con la Orden Mexicana del Águila Azteca.

Todo quedó perfectamente definido con una pequeña, pero a la vez enorme, excepción: la determinación del recinto en el que se llevarían a cabo las diferentes actividades de la Cumbre (inauguración, plenarias, sesiones de trabajo, encuentros bilaterales, actos sociales, fotografía oficial, etc.).

Resulta que, por instrucciones presidenciales, se había descartado celebrar la Cumbre en las instalaciones hoteleras existentes y, en su lugar, se había optado por construir de cero un centro de conferencias ad hoc.

Se podrán imaginar lo estresante -y hasta penoso- que fue para mí como jefe de Protocolo el no poder mostrarles a las delegaciones en las avanzadas preparatorias las instalaciones del recinto donde se llevarían a cabo las diferentes actividades de la Cumbre, más que en maquetas y planos.

Por más que les decíamos que no había motivo de preocupación y que todo estaría listo para la Cumbre, más de una delegación se mostró escéptica, dudando de nuestra capacidad para cumplirlo en tiempo y forma.

Obviamente, con la proverbial capacidad de improvisación mexicana, el centro internacional de conferencias quedó perfectamente listo a tiempo para la Cumbre, que, dicho sea de paso, sin falsa modestia, fue todo un éxito y motivo de gran orgullo por tratarse de la primera organizada por un país latinoamericano.

Fue una experiencia de lo más interesante y formativa para mí, misma que, para mi pesar, no llegué a verla cristalizada en la Cumbre de Los Cabos.

La razón fue que un par de meses antes del inicio de tan relevante evento internacional, quizá el más importante de ese sexenio presidencial, inesperadamente fui objeto de una promoción para ocupar el cargo de Subsecretario para América Latina y el Caribe en la Secretaría de Relaciones Exteriores, lo que me impidió asistir personalmente a la Cumbre.

En retrospectiva, debo reconocer que, si bien mi nombramiento presidencial de Subsecretario fue todo un honor y un punto culminante en mi carrera diplomática, dejar la jefatura de Protocolo pesó en mi ánimo y no poder presenciar la Cumbre de Los Cabos fue una gran frustración, sobre todo habiendo trabajado tan arduamente en su proceso preparatorio.

Con esto termino mi relato anecdótico, reiterando mi convicción de que, en materia de Protocolo, la planeación es fundamental, pero que, en ocasiones, hay que estar preparado para los imprevistos más insólitos.

Dicho en términos más ligeros, Protocolo es como montar un caballo pura sangre, dominándolo a través de una minuciosa preparación y conocimiento de reglas y técnicas, pero, en ocasiones excepcionales, puede uno llegar a sentirse como en un rodeo montando un “potro loco”.

No obstante, pese a su complejidad y en ocasiones incluso su falta de reconocimiento, para mí el cargo de jefe de Protocolo fue una de las responsabilidades más gratificantes y estimulantes de mi carrera diplomática.

Especialmente por la valiosa oportunidad que me brindó de poder contribuir a la organización de eventos de suma relevancia -como las Cumbres- para la política exterior y las relaciones internacionales de mi país.

Les agradezco mucho su atención y les reitero mis saludos protocolarios desde la Ciudad de México.

Ciudad de México, febrero de 2025.

 

*Embajador Eminente de México, ex jefe de Protocolo, y Académico de Número de la Academia Internacional de Ceremonial y Protocolo (AICP).

 

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